Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 9.10.2026

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Rokmind Oy käsittelee asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, valmennuksiin osallistuvien henkilöiden, yhteydenottajien, ajanvaraajien ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR), Suomen tietosuojalain sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Rokmind Oy Y-tunnus: 2839234-1 Suokrouvintie 2 B, 02700 Kauniainen Puhelin: +358 50 560 2851

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Melina Näätänen Rokmind Oy Puhelin: +358 50 560 2851 Sähköposti: mellu@rokmind.fi

Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi toimittaa yllä oleviin yhteystietoihin. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Rokmind käsittelee henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin ja asianmukaisiin tarkoituksiin. Näitä ovat erityisesti:

• yhteydenottojen, tapaamisten ja ajanvarausten käsittely;
• asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitaminen, palvelujen suunnittelu, toteutus ja kehittäminen;
• valmennusten, työpajojen, sparrausten, arviointien ja muiden sovittujen palvelujen toteuttaminen;
• sopimusten, tarjousten, tilausten, laskutuksen ja muun asiakashallinnon hoitaminen;
• asiakasviestintä, palautteet ja palvelujen kehittäminen;
• Rokmindin palveluista ja sisällöistä viestiminen sekä B2B-markkinointi soveltuvan lainsäädännön mukaisesti;
• verkkosivuston ja digitaalisten palvelujen tekninen ylläpito, turvallisuus ja kehittäminen; sekä
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Käsittely voi perustua tilanteesta riippuen sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, Rokmindin oikeutettuun etuun asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamisessa ja liiketoiminnan kehittämisessä, rekisteröidyn suostumukseen silloin kun suostumusta edellytetään, tai Rokmindiin kohdistuvaan lakisääteiseen velvoitteeseen.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn tarpeellisuutta ja tasapainotamme sitä rekisteröidyn oikeuksiin ja kohtuullisiin odotuksiin nähden.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain kulloisenkin tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tietoryhmiä voivat olla esimerkiksi:

• nimi, tehtävänimike, organisaatio ja muut ammatilliset perustiedot;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite;
• ajanvarauksiin, tapaamisiin ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot;
• asiakas- ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjoukset, tilaukset, laskutustiedot ja yhteydenpito;
• valmennuksiin ja työpajoihin osallistumista koskevat tiedot;
• valmennuksen toteuttamisen kannalta tarpeelliset tavoitteet, palautteet, havainnot ja muut osallistujan tai asiakasorganisaation antamat tiedot;
• sovittujen arviointi- ja kehittämistyökalujen kautta saadut tiedot silloin, kun niitä käytetään osana valmennusta; sekä
• verkkosivuston ja digitaalisten palvelujen tekniset käyttö- ja lokitiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä evästeisiin liittyvät tiedot soveltuvin osin.

Rokmind ei lähtökohtaisesti pyydä tai kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja. Jos tällaisen tiedon käsittely on poikkeuksellisesti tarpeen, käsittelylle varmistetaan erillinen lainmukainen peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

5. Henkilötietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, asiakas- tai yhteistyöorganisaatiolta, valmennuksiin osallistuvilta henkilöiltä sekä Rokmindin palvelujen käytön yhteydessä. Yritys- ja yhteyshenkilötietoja voidaan lisäksi saada julkisista ja luotettavista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta ja julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä, kun se on asianmukaista käsittelyn tarkoitukseen nähden.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Rokmindissa vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja voidaan käsittelyn tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa antaa Rokmindin kanssa sopimussuhteessa oleville valmentajille ja muille asiantuntijoille, joita sitovat salassapito- ja tietosuojavelvoitteet.

Rokmind käyttää toiminnassaan myös palveluntarjoajia esimerkiksi viestintään, ajanvaraukseen, verkkosivustoon, tiedostojen säilytykseen, arviointityökaluihin ja muihin teknisiin palveluihin. Nämä tahot käsittelevät henkilötietoja Rokmindin lukuun sovittujen ehtojen ja tietosuojavaatimusten mukaisesti.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos laki sitä edellyttää.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rokmind pyrkii käyttämään palveluja, joissa henkilötietoja käsitellään EU:n tai Euroopan talousalueen alueella. Osa teknisistä palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja myös ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen, vakiosopimuslausekkeiden tai muun hyväksytyn siirtomekanismin perusteella.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakas- ja sopimussuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi sopimusvastuiden, kirjanpitoa koskevien velvoitteiden tai oikeudellisten vaateiden vuoksi. Potentiaalisten asiakkaiden ja markkinointiyhteystietojen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan tai päivitetään, kun niille ei enää ole perusteltua käyttötarkoitusta tai henkilö vastustaa suoramarkkinointia. Valmennuksiin, arviointeihin ja osallistumiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään vain sovitun palvelun ja sen tarkoituksen edellyttämän ajan.

Kun tietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötiedot säilytetään pääosin sähköisissä järjestelmissä, joiden suojaamisessa käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Käyttöoikeudet rajataan tehtävien mukaan, järjestelmiä suojataan muun muassa henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä muilla kulloinkin tarkoituksenmukaisilla tietoturvakeinoilla.

Rokmind edellyttää henkilötietoja käsitteleviltä palveluntarjoajilta ja sopimuskumppaneilta asianmukaista tietosuojaa ja tietoturvaa. Mahdolliset henkilötietojen tietoturvaloukkaukset käsitellään tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla ja niistä ilmoitetaan tarvittaessa valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisin edellytyksin oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja saada pääsy tietoihin;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää henkilötietojen poistamista;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun;
• vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin milloin tahansa;
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun tietojen siirrettävyyttä koskevat edellytykset täyttyvät; sekä
• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien toteuttamista koskevan pyynnön voi tehdä tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle. Rokmind vastaa pyyntöihin tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

11. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Rokmind ei tee henkilötietojen perusteella sellaista yksinomaan automatisoituun käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa, jolla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Valmennuksissa käytettävät arviointi- ja kehittämistyökalut ovat kehittämisen ja keskustelun tukena. Niiden perusteella ei tehdä automatisoituja päätöksiä rekisteröidyn oikeuksista, asemasta tai kohtelusta.

12. Verkkosivusto, evästeet ja ajanvaraus

Rokmindin verkkosivusto ja siihen liittyvät palvelut voivat käsitellä teknisiä tietoja sivuston toimivuuden, tietoturvan ja käyttökokemuksen varmistamiseksi. Muut kuin välttämättömät evästeet ja vastaavat teknologiat perustuvat käyttäjän valintoihin ja suostumukseen silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.

Kun henkilö varaa ajan, lähettää yhteydenottopyynnön tai ilmoittautuu tapaamiseen, annettuja henkilötietoja käytetään kyseisen yhteydenoton tai tapaamisen järjestämiseen, siihen liittyvään viestintään ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseen tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Rokmind voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos lainsäädäntö, palvelut tai henkilötietojen käsittelytavat muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan Rokmindin verkkosivustolla ja sivulla ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.